Cómo integrar la prevención en el sistema de gestión de tu empresa

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¿Has decidido ponerte manos a la obra para hacer que tu empresa sea más segura, más saludable y más competitiva? Si es así, esta guía te interesa porque voy a compartir contigo algunos consejos para que integres la prevención de riesgos laborales en tu empresa de una forma correcta, y considerando los aspectos más importantes para asegurar su éxito.

Son muy pocas las empresas que integran la prevención correctamente. Tan pocas como el 5,2%, de un estudio realizado por el Instituto de Intangibles, Europreven y Acció Preventiva Servicio de Prevención de Riesgos Laborales  a 2000 empresas de entre 50 y 400 trabajadores.

Es alarmante y lamentable que este porcentaje sea tan bajo, aún más tratándose de la seguridad y la salud de las personas. Estoy seguro de que si estás leyendo esto es porque quieres formar parte de ese pequeño grupo de empresas que pasa a la acción y decide apostar por la salud y la seguridad de sus empleados. Así que, vamos a ello.

Los beneficios de la integrar la prevención en la empresa

En el ámbito preventivo se reconoce la necesidad de integrar la prevención en el sistema de gestión de las empresas para incrementar la eficacia de la acción preventiva.

Esto es así porque la prevención no puede ser concebida como un aspecto abstracto e independiente de la actividad empresarial, sino que debe articularse como un elemento a tener en cuenta en el desempeño de las tareas que puedan conllevar cualquier tipo de riesgo, el cual pueda llegar a poner en peligro la salud o seguridad de los trabajadores.

En este sentido, se pronuncia el reglamento de los Servicios de Prevención Art.1 del R.D 39/1997 de 17 de enero al disponer que “la PRL es una actuación a desarrollar en el seno de la empresa. Tiene que integrarse en su sistema general de gestión, comprendiendo tanto el total conjunto de las actividades a desarrollar, como elevarlo a todos sus niveles jerárquicos, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales.”

La integración de la prevención en el sistema de gestión de tu empresa es imprescindible para conseguir el éxito preventivo

Así pues, la propia normativa nos invita a realizar dicha integración, ya que es conocedora de la importancia de que todo el equipo humano que actúa como motor de la entidad, esté comprometido con la PRL para la correcta ejecución de las acciones preventivas y su posterior seguimiento y control.

Es decir, la Prevención de riesgos laborales debe fusionarse con los procesos técnicos, la organización del trabajo y las condiciones en que se realiza el trabajo. Para ello deberán participar el empresario, mandos intermedios y trabajadores, de modo que cualquier decisión que se adopte o actividad que realicen u ordenen, deberá tener en cuenta la Prevención.

Ello no implica que deba producirse un cambio sustancial en la estructura de la organización de la empresa, salvo que, por exigencias normativas, o deseos propios, se construya un sistema de prevención propio.

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¿Cuáles son los pasos a seguir para conseguir una completa integración de la prevención?

El reglamento de los Servicios de Prevención Art.1 del R.D 39/1997 de 17 de enero dice:

“La PRL es una actuación a desarrollar en el seno de la empresa. Tiene que integrarse en su sistema general de gestión, comprendiendo tanto el total conjunto de las actividades a desarrollar, como elevarlo a todos sus niveles jerárquicos, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales.”

Para dar cumplimiento a dicho reglamento e integrar la prevención en tu sistema de gestión trabaja sobre estos 10 aspectos clave:

1.- Selecciona correctamente a personal cualificado y con habilidades para desarrollar las tareas que va a desempeñar.

2.- Forma muy bien a los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales para que desarrollen trabajos productivos, seguros y saludables.

3.- Establece equipos de trabajo adecuados para las zonas que lo requieran y realizar revisiones de mantenimiento preventivas.

4.- Haz partícipes a tus trabajadores en tema de seguridad: preguntarles y ten en cuenta sus aportaciones.

5.- Contrata un SPA (Servicio de Prevención Ajeno) que te asesore. La PRL debe estar presente en la empresa y el plan de prevención es la herramienta madre para ello. El SPA puede ayudarte con este cometido.

6.- Evalúa los riesgos, planifica una acción preventiva y adopta tantas medidas de emergencia como sean necesarias.

7.- Gestiona a los equipos de trabajo y los medios de protección que planifiques y diseña protocolos de actuación en caso de riesgo grave e inminente.

8.- Vigila la salud de tus trabajadores y documenta toda la actividad preventiva que realices en la empresa.

9.- Coordina la actividad preventiva con tus clientes, contratas y subcontratas siguiendo la normativa legal, a través de la coordinación de actividades.

10.- Protege a tus trabajadores especialmente sensibles, como trabajadores en situación de embarazo, maternidad o lactancia y a los menores según marca la normativa legal también.

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El papel del SPA en la integración de la prevención

El papel que ocupa el Servicio de Prevención Ajeno en el marco de la integración a la prevención es fundamental, ya que no sólo se debe tener en cuenta las acciones estipuladas en el marco del Plan Preventivo; sino que la integración, como hemos visto, requiere mucho más que unas simples medidas redactadas en un papel.

Es importante que estés rodeado de buenos profesionales, que realmente se preocupen de implantar un sistema preventivo eficaz, que consiga proteger la salud y seguridad de tus trabajadores.

En este punto, es importante no dejarse guiar por el aspecto puramente económico; puesto que con la proliferación de los SPA, se ha implantado una política de estandarización en su actividad. Es decir, no atienden a las necesidades específicas de tu empresa, y únicamente, se limitan a cumplir “las mínimas exigencias legales”, realizando Planes Preventivos banales y comunes, aplicables al 99% de empresas, sin que consigan cumplir ningún objetivo preventivo.

La principal consecuencia de ello es que realmente estás pagando algo que, por muy barato que sea, “no te sirve para nada”. Así que, permíteme que te diga que, si este es tu caso: estás perdiendo el dinero.

El SPA debe asesorarte y guiarte en todos los aspectos preventivos, no en la simple gestión y ejecución de las acciones. Debe atender a las necesidades específicas de tu organización y ofrecerte todos los medios para cubrirlas, y suplir aquellos ámbitos que se encuentren desprotegidos.

Particularmente, para poder integrar la Prevención desde una óptica integradora y coordinada, el SPA debe cumplir las siguientes funciones:

Analizar la situación inicial de tu empresa y promover una PRL integrada en el sistema de gestión

Para ello, es muy importante que tu SPA se interese por la actividad que desarrollas, disponga de la información suficiente y establezca una planificación preventiva que se ajuste a tus necesidades y objetivos preventivos.

Diseñar y ejecutar en Plan de Actuación Preventiva

Una vez que se han logrado identificar los riesgos, debe tener lugar el desarrollo del Plan de Prevención, donde se determinen cuáles van a ser las acciones encaminadas a prevenir y evitar que tengan lugar esos riesgos que ponen en peligro la salud y seguridad de tus trabajadores.

Debe efectuar propuestas de adaptación de los puestos  de trabajo en función del resultado de la evaluación de riesgos

Esta función es la más concreta que nos podemos encontrar, pero también la más importante para garantizar la eficacia de tu PRL.

Formar a todo tu equipo en el ámbito preventivo

Para que la PRL sea exitosa, resulta imprescindible conseguir una buena integración de la función preventiva en el sistema de gestión de tu empresa. Y para ello, todos tus trabajadores, con independencia del cargo que ostenten o el departamento en el que se encuentren, deben disponer del conocimiento e información en prevención suficiente que les permita tomar conciencia de la importancia de la misma, promoviendo la instauración de la Cultura Preventiva en tu entidad.

Realizar un control y seguimiento de las acciones preventivas

Si no se establece un control sobre el desarrollo de las actividades que se llevan a cabo en el marco de la PRL, nunca sabrás si realmente éstas son efectivas o no. Existen diferentes herramientas que nos permiten identificar cuáles han sido los resultados y determinar si vamos o no por el buen camino hacia la prevención.

Controlar la Higiene Industrial de tu entidad

Hay que determinar si existen factores o sustancias que puedan propiciar una contaminación química, física o biológica en el puesto de trabajo, ya que este hecho está relacionado directamente con la salud de tus empleados.

1 – Implementar una correcta Vigilancia de la Salud de los trabajadores, mediante controles exhaustivos y precisos que te permitirá adelantarte a las posibles enfermedades profesionales que tengan lugar en tu organización.

¿En qué ámbitos de tu empresa debes focalizar la integración de la PRL?

La integración de la Prevención debe estar presente, principalmente, en tres ámbitos de tu entidad:

Integración en la Dirección de tu empresa

Para que tu plan preventivo tenga éxito, es fundamental que la Dirección de tu entidad asuma su responsabilidad y se comprometa al cumplimiento de las medidas y acciones que allí se detallan.

Por ello, y en garantía de la eficacia de la función preventiva, los altos cargos deben involucrar al personal del siguiente nivel jerárquico, para que éste -desde el conocimiento de sus responsabilidades- haga lo propio. Así se consigue establecer una “integración en cascada”, haciendo partícipe del ámbito preventivo a todo el equipo productivo.

Algunas medidas que pueden adoptar los Directivos y Responsables de tu empresa, para conseguir implantar un plan preventivo con éxito, son:

1 – Especificar dentro  del  Plan  de Prevención de Riesgos Laborales la política preventiva de la entidad para que, con posterioridad, sea comunicado a todos los trabajadores.

2 – Determinar los objetivos  preventivos a conseguir por cada sección, responsable y trabajador.

3 – Establecer, mediante la participación y el diálogo, Procedimientos de Trabajo Seguros para cada sección y actividad que se desarrolle en la organización.

4 – Resolver  internamente  las  obligaciones preventivas,  recurriendo  a  los  servicios externos solamente para asuntos específicos.

5 – Unificar  los   sistemas de gestión (calidad, medio ambiente y prevención) para conseguir una mayor eficiencia productiva.

Integración en los procesos de gestión

El Servicio de Prevención Ajeno juega un papel fundamental en la gestión y ejecución de las actividades preventivas. Así mismo, cobra especial relevancia como asesor del empresario y los trabajadores, en especial, para promover y apoyar la integración de la prevención en el sistema de gestión de la empresa.

La colaboración entre el Servicio de prevención y los diferentes departamentos y áreas encargadas de gestionar una actividad, es fundamental para:

1 – Establecer la forma de actuación en caso de accidentes de trabajo.

2 – Determinar cómo formar e informar al personal que interviene en los  procesos preventivos, en base al riesgo de la actividad.

3 – Determinar el Plan de Acogida que el mando intermedio debe efectuar al trabajador, en base al riesgo de las tareas encomendadas.

4 – Determinar los Equipos de Protección Individual que se deben entregar al trabajador, en base a la actividad específica que desarrolle.

5 – Establecer, confeccionar y comunicar los Procedimientos Seguros, en base a los riesgos específicos de la empresa.

6 – Mantener al día a la empresa y trabajadores de los cambios normativos.

7 – Precisar las decisiones y sucesos que deben ser consultados, o comunicados, al SPA.

En este marco de colaboración, la evaluación de los riesgos y, sobre todo, la planificación de la prevención, no son actividades cuya gestión y ejecución corresponda en exclusiva al Servicio de Prevención, sino que deben ser realizadas en estrecho contacto con las unidades afectadas.

En particular, conviene que la planificación de medidas que impliquen un cambio en las condiciones de trabajo se adopten, de ser posible, por acuerdo entre dichas unidades y el SPA.

Integración en la consulta a los trabajadores

La integración implica una mayor participación de todo el personal de la empresa en la acción preventiva y conlleva la necesidad de atender a sus consultas. En empresas de un cierto tamaño y peligrosidad, resulta difícil atender esas consultas con la agilidad necesaria, si ello tiene que hacerse “a distancia”, desde un Servicio de prevención ajeno.

De ahí la conveniencia de buscar un SPA flexible y de proximidad y al mismo tiempo  que se dispone de algún trabajador que pueda atender las consultas más sencillas y hacer de puente entre la empresa y el Servicio de prevención ajeno.

Con independencia de este hecho, y para que los trabajadores se sientan partícipes y colaborativos con la actividad preventiva, debes:

1 – Implicar a todos los trabajadores en los temas de prevención y explícales la importancia de su participación.

2 – Nutrirte de la información proporcionada por tus empleados. Los trabajadores conocen mejor que nadie su trabajo por lo que pueden aportarnos información importante. Cuando vayas a adoptar medidas preventivas que afecten directamente a sus puestos, consúltalo antes con ellos.

3 – Establece  incentivos concretos por  la consecución de objetivos en prevención y comportamientos seguros.

Tu PRL debe estar integrada a todos los niveles y en todos los departamentos

Plan de Prevención, una ventaja competitiva que te hará ser una empresa más segura y competitiva

Como ya lo he mencionado varias veces en este artículo, quiero contarte qué es el Plan de Prevención y lo mucho que te puede ayudar.

El plan de Prevención es la herramienta que te servirá para integrar la prevención de riesgos laborales en tu sistema de gestión. Debe ser aprobado por la dirección de la empresa y ser asumido por toda la estructura organizativa, es decir, por todos los trabajadores.

Esta última parte es importante que la interiorices, ya que por mucho que te esfuerces en establecer protocolos, si luego no controlas que realmente se apliquen y se impliquen tus trabajadores, harás un esfuerzo en vano.

El plan de PRL debe diseñarse en conjunto con tu SPA y comienza con la asunción por tu parte de los objetivos y principios preventivos establecidos en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales que se desarrolla en 4 fases: 

Análisis general de las características de la empresa

    1. Datos de los procesos productivos y sus principales riesgos
    2. Número de trabajadores y sus condiciones
    3. Sistema de gestión

Diseño del Sistema de Prevención

se crean las actuaciones e interrelaciones de las distintas secciones y departamentos.

Implantación del sistema (aquí te dejo las condiciones mínimas)

    1. Consulta y participación de toda la estructura de la empresa sobre la elaboración, puesta en marcha y aplicación del plan.
    2. La documentación debe incluir la descripción del sistema. Debe englobar todas las actividades preventivas especializadas.
    3. Accesible y a disposición de las autoridades y representantes de los trabajadores.

Revisión y mejora del sistema

es imprescindible revisar periódicamente el plan de Prevención para trabajar en su mejora, pudiendo efectuar revisiones al producirse un incidente, accidente, un cambio sustancial o frente al resultado de una auditoría.

Como te indicaba, tu SPA debe acompañarte y asesorarte en cada una de estas fases para que, mediante el Plan de Prevención consigas integrar la Prevención de forma correcta, rápida y fácil.

Integración en los procesos de gestión

1 – En  el   diseño   de   procesos   de   producción, compras, logística, selección de personal, formación, calidad, medioambiente, etc. incorpore el punto de vista preventivo.

2 – Incluya la  seguridad  desde  el  inicio  de  los nuevos proyectos de ingeniería, en la compra de equipos, instalaciones, etc.

3 – En la  firma  del  contrato  entregue  al  nuevo trabajador la información de prevención relacionada con su puesto de trabajo.

4 – Determinar  los  cambios  o  sucesos  que  cada unidad debe informar al responsable de prevención. Por ejemplo: adquisición de productos, contratación de personal o cambio de puesto de trabajo, contratación de obras o servicios

5 – Planifique la formación del personal teniendo en   cuenta   la   formación   en   prevención   de riesgos laborales, obligatoria y periódica.

5 – En  las  normas, instrucciones  y/o procedimientos de operación, cuando las operaciones sean críticas incluya el modo de trabajo adecuado, los equipos de trabajo, equipos de protección individual, comunicación de  deficiencias,  concurrencia  de  actividades, que hacer en caso de emergencia, etc.

7 – Informe al trabajador respecto a las normas de su puesto y designe un único responsable que controle su cumplimiento (tanto productivamente como preventivamente).

Últimos apuntes 

Tu Consultoría de Prevención de riesgos laborales debe asesorarte, acompañarte, implicarse en la causa y comprometerse a trabajar contigo en dicha integración. Debe diseñar e implementar un plan de Prevención de Riesgos Laborales (que como ya he mencionado con anterioridad es la herramienta madre) que hará que la PRL esté integrada correctamente y de forma rápida en tu sistema de gestión.

Podríamos pasarnos horas hablando sobre integración, pero he intentado resumir aquello esencial que hará para que tengas las nociones básicas que te permitan ponerte manos a la obra e integrar la prevención en tu sistema de gestión. Si te surgen dudas en el camino, te recomiendo que consultes a un especialista para que te oriente y te guíe en todo el proceso.

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